ניהול זמן: לנצח את השעון

 צביקה אטלס *

בהתייחסו לנושא ניהול זמן אמר מ. אלטשולר, יועץ בכיר לניהול כי:  "החדשות הרעות הן שהזמן טס, החדשות הטובות הן שאתה הטייס". לכאורה, אמירה זו מרגיעה משהו, אולם בחשיבה שנייה האם המשמעות היא הכשרה ארוכה, תרגול אינסופי ורק "הטובים לטיס"? האם נחרץ גורלנו להמשיך ולרדוף אחר מחוגי השעון או שניתן גם לפשוטי העם לנצחו?

זמן - עשרים וארבע שעות ביממה שתמיד נראית קצרה מדי. היכולת לנצל את היממה העומדת לרשותנו בצורה יעילה תלויה בעיקר בנו; במוטיבציה שלנו, באנרגיה שלנו, במיומנויות וביכולות שלנו. כיוון שהזמן הוא משאב מוגבל שתמיד נדרש ותמיד נמצא בחסר ייתכן ויהיה זה נכון לחשוב כיצד נוכל לנהל את המשאב הזה בצורה יותר יעילה.

מול הרצון לנהל את הזמן בצורה אפקטיבית עומדים מספר מכשולים ורק אם נצליח להסיר אותם נוכל להתחיל וליהנות מההישגים אליהם אנו שואפים.

 להלן המכשולים:

·        יעדים בלתי ברורים – קשה מאד להגיע ליעד בעיניים מכוסות כליל או באופן חלקי.

·        חוסר סדר – נקל להבחין בחוסר סדר כאשר אנו רואים שולחן עמוס לעייפה בניירת ללא כל סדר ברור. אולם, גם שולחן נקי דורש הסתכלות מעמיקה יותר, האם יש סדר וארגון ברור במשימות והיעדים.

·        חוסר יכולת לומר "לא" – הרצון לסייע והנחמדות מערימים מכשול גבוה מאד ביכולת ניצול הזמן באופן אפקטיבי.

·         הפרעות – פעמים רבות במהלך מאמץ מרוכז להשגת מטרה חשובה מצלצל הטלפון. שיחה כזו עלולה לא רק לקחת חלק יקר מהזמן אלא גם להסיט ולנתק את קו המחשבה והיצירה.

·        תקופות של חוסר מעש – במהלך היום נוצרים לעיתים "חורים במערכת השעות" בהם איננו עושים דבר.

·        "עשרה כדורים באוויר" – ניסיון לעסוק במספר משימות רבות בעת ובעונה אחת גורמת לכך שכל אחת מהן סובלת מחוסר תשומת לב מספקת.

·        לחץ ועייפות.

·        חוסר איזון בין עבודה לבילויים – הגוף והמוח זקוקים לזמן איכות בכדי ליצור אנרגיה מחודשת. היעדר זמן פנוי שכזה רק מחמיר את חוסר היכולת לשימוש אפקטיבי בזמן העומד לרשותנו.

כדי להתגבר על המכשולים יש לזהות אותם ולאמץ אסטרטגיות נכונות למניעתם. הפתרון הכולל איננו בשמים ולא בקורס טיס. הא-ב של ניהול זמן אפקטיבי העוסק בהתגברות על המכשולים, ומרוכז למעשה באות האחרונה "ת":

–       תכנון - "סוף מעשה במחשבה תחילה"

–       תיעדוף – סדרי עדיפות לכל משימה

–       תמיד נכון – אמור לא לסחבת ולדחייה

את שלושת העקרונות הללו נתרגם לסדרה של פעילויות יישומיות אשר ביצוען יביא אותנו אל הארץ המובטחת של ניהול אפקטיבי של הזמן. להלן כמה טיפים שיסייעו לכם להצליח בכך:

·        תכנון וקביעת יעדים ומטרות: הצעד הראשון והחשוב בכל התהליך הינו קביעת יעדים ומטרות ברורות אותם רוצים להשיג. יעדים אפקטיביים הם תמיד ממוקדים, ניתנים למדידה, ריאלים ובעלי לוח זמנים מוגדר.

·        תיעדוף: כמנהל ואף כעובד מן השורה תמיד יעמדו בפניך מספר משימות ויעדים בו זמנית. ניתן לומר כמעט בוודאות שבכל נקודת זמן אין אפשרות לבצע את כולם ולכן כדאי וחכם להכין, מעת לעת, רשימת משימות העומדות על הפרק ולתת להם סדרי עדיפויות. במסגרת זו נחליט אילו משימות נבצע בעצמנו, אילו מהן נמסור לביצוע של אחרים ואילו ניתן לדחות ואולי אפילו לבטל.

·        ארגון העבודה: לאחר יצירת התיעדוף וקביעת הזמנים להשלמת המשימות והיעדים עלינו ליצור סביבת עבודה מבוקרת לביצוע התכניות. המשמעות המיידית הינה לעשות שימוש בכלי לבקרת העמידה בלוחות הזמנים שתוכננו והארגון של סביבת העבודה המיידית – השולחן והחדר בו הינך עובד.

·        שימוש מושכל בזמני המתנה: מיומנות חשובה בניהול זמן היא היכולת לעשות שימוש מושכל ב"זמני המתנה". ניתוח וסקירה של הפעילויות השונות במהלך יום העבודה מגלה לעיתים קרובות זמן "מבוזבז" בהמתנה לפגישות שמתעכבות או שהגעת אליהן מוקדם מהצפוי, בהמתנה למטוס, רכבת או רופא שיניים או סתם כאשר משאירים אותך ב"המתן" בשיחת טלפון. ניתן להתייחס לזמנים אלו בשתי גישות: "בזבוז זמן" או "מתנה של זמן". מנהל או עובד המוצלחים בניהול אפקטיבי של זמנם ימצאו מספר אפשרויות לניצול מתנת הזמן הזו. בין השאר: לקריאת תכתובת בעידן האי מייל והתקשורת האלחוטית; לכתיבת מזכרים או מענה לתכתובות קודמות; בקריאת מאמרים והתעדכנות מקצועית; בארגון מחדש של לוח הזמנים.

·         כל אדם והשעון שלו: לכל אדם יש את השעות בהן הוא מרוכז יותר, יעיל יותר ויצירתי יותר. חלקנו מוצלחים יותר בשעות הבוקר ואחרים רק בערב. מחקרים מראים, כי משימות הדורשות את מירב ההתייחסות המנטאלית של העוסק בהן, יבוצעו באופן האפקטיבי ביותר בשעות המיטביות של המבצע. כאשר הינך מתכנן את לוח הזמנים לביצוע המשימות זכור להתחשב בשעון האישי של המבצעים.

ולא לשכוח את החשוב מכל - חגיגה בסיום משימה מוצלחת: סיום מוצלח של משימה או יעד דורשים "חגיגה" ותגמול. כאשר עובדים בצוות או כאשר המשימה מבוצעת באופן אישי, היכולת לעשות פסק זמן ולהתענג על ההצלחה היא חלק בלתי נפרד מניהול זמן אפקטיבי. סיום מוצלח משמעותו ניהול נכון ואפקטיבי של הזמן שהושקע בהשגת היעד והמשימה.

* הכותב (B.Sc., MBA) הינו מנכ"ל בחברת "א.י.מ אטלס-יועצים לניהול".